Основы эффективного управления командой

Управленческая и функциональная команды, как бизнес-системы состоят из сотрудников, работающих вместе, которые объединены совместной деятельностью в структуру, связаны общими целями и выполняют специфические функции. Поэтому в основе конструкта формирования команды можем выделить следующие составляющие и их взаимодействия, и взаимозависимости:

1. Система командных целей

Система командных целей является ключевым фактором, объединяющим социальные и бизнес-структуры, направляя их усилия на достижение определенных целей. В процессе работы к этим целям команда укрепляется, развивает свои навыки и компетенции. Цель является своего рода инстинктом, который выделяет человека из животного мира и отличает обычные группы от настоящих команд. Она является непременным фокусом, вокруг которого формируется команда. Система командных целей определяет не только саму цель, но и ее масштаб и направление. Без цели команда лишается смысла. В отличие от организации, в команде цели должны быть максимально конкретными и частными. Это помогает команде сохранять гибкость и поддерживать мотивацию участников за счет непрерывного прогресса через достижение серии маленьких побед. Основным принципом целеполагания в команде является регулярное уточнение целей и постоянное движение вперед.

Система командных целей всегда состоит из целей трех типов:
1. Эффективное выполнение бизнес-процессов на мастерском уровне.
2. Выживание команды, особенно в экстремальных условиях.
3. Бесконечное улучшение бизнес-процессов – это амбициозная, выходящая за границы компетенций команды цель.


2. Распределенное лидерство

Лидерство можно рассматривать двояко: как привязанность к определенному человеку или как определенную роль или функцию. В контексте команды более предпочтителен второй подход, при котором руководитель может быть заменен в случае его отсутствия, например, из-за командировки, болезни или увольнения. Если лидерство связано с конкретным человеком, команда рискует потерять своего главного организатора в случае его отсутствия.

Распределенное лидерство позволяет:
1. Работать в «параллельных контурах», где различные группы занимаются своими областями работы, что приводит к большей эффективности, чем ситуация, когда каждый занимается всем.
2. Снять концентрированную нагрузку с основного лидера, который не всегда может физически руководить командой. Необходимы люди, способные взять на себя ответственность и продвигать работу вперед.
3. Взять на себя лидерские функции в определенной ситуации наиболее подготовленным, компетентным и эффективным сотрудником.
4. Функционировать бизнес-процессам без постоянного вмешательства руководителя с наличием системы "вторичных" лидеров.


3. Совместная содержательная деятельность

Основной приоритет для любой профессиональной команды заключается в качественном выполнении работы и постоянном стремлении к её улучшению. Площадкой для роста участников команды становится совокупность взаимосвязанных процессов, направленных на создание ценностей для общества: продуктов, услуг, идей и решений. Для большинства команд в организации основной вид деятельности – это выполнение бизнес-процессов. Только через совместную деятельность в команде люди и сама команда могут непрерывно развиваться, избегая стагнации. Никто не покидает команду, просто кто-то движется вперед или в другом направлении. 

Эффективное выполнение бизнес-процессов командой происходит следующими шагами:
1. Формирование правильных рабочих привычек, основанных на высоких стандартах исполнения. Цель состоит в том, чтобы работать лучше, чем другие, и постоянно повышать профессиональные стандарты.
2. Обеспечение стабильного качества работы в сложных и неожиданных обстоятельствах, при этом команда должна иметь функциональное дублирование ролей и задач.
3. Освоение идеологии и методологии непрерывного совершенствования бизнес-процесса.

Теперь цель команды - не только стабильное качество, но и постоянное стремление к совершенству. Главное - что члены команды стремятся к непрерывному улучшению бизнес-процесса, это единственный способ стать мастером своего дела.


4. Командный уклад жизни и деятельности

Команда представляет собой уникальное общественное явление, которое объединяет в себе рабочие и личные аспекты жизни, формируя социально-деловую систему. В рамках такой системы возникает особая субкультура, инновационные подходы и уникальные межличностные отношения. Команда существует как единое целое, обладая характеристиками личности, такими как сознание, мировоззрение, потребности, убеждения, страхи и специфическая коммуникация. Зачастую члены команды проводят между собой больше времени, чем с семьей и друзьями и их жизни тесно связаны друг с другом. Такая близость способствует быстрому формированию специфического образа жизни и работы в команде, включая совместное расписание, рабочие привычки, нормы поведения и общий язык.

Эффективная работа в команде невозможна без функционирующих командных привычек и командного поведения.


Командная привычка - стойкое поведенческое и культурное пристрастие, характеризующееся регулярным и эффективным сотрудничеством, взаимодействием и взаимодоверием между членами команды в рамках выполнения рабочих задач.


Командное поведение – это интегрированные в жизнь команды привычки, которые охватывают такие аспекты, как коммуникация, сотрудничество, решение конфликтов, распределение ролей и ответственностей, а также взаимодействие с внешней средой. Этот термин отражает важность синергии и взаимодействия в командной работе для эффективного выполнения задач и достижения успеха в современных бизнес-организациях.


При этом важно учитывать уровни формирования командного уклада:
1. Попадание в команду только «своих» люди, близкие по терминальной ценности коллектива.
2. Обеспечение сработанности членов команды друг с другом.
3. Сплочение на основе общих ценностей и норм, то есть инструментальных ценностей (обязательно в совокупности с общими целями команды).

Проверенные стратегии и инструменты, которые помогут вам и вашей команде стать более продуктивными и эффективными:

- Установите ясные цели и приоритеты. Помогите каждому члену команды понять, какие задачи являются наиболее важными и срочными. Это поможет избежать рассеивания усилий на второстепенные задачи. Ведь заниматься Всем, всегда и срочно, а тем более использовать постоянно фразу “Крайний срок - вчера!” - это показатель лидера и руководителя, который не умеет планировать и управлять.

- Используйте методы планирования. Регулярно проводите планерки и совещания, чтобы обсудить текущие и будущие задачи, выявить возможные проблемы и разработать план действий. Сам сталкиваюсь с тем, что длительные перерывы (для нашего бизнеса - более недели) создают атмосферу прокрастинации и с моей стороны и со стороны команды. Поэтому “текучка-текучкой, а встречи с командой по расписанию”

- Делегируйте задачи. Это большая боль современных лидеров и руководителей, особенно гиперответственных. “Хочешь сделать хорошо - сделай сам!” - этот принцип не работает в современных бизнес-организациях. “Хочешь сделать хорошо - научись делегировать и доверять”. Например, сейчас в связи с большими затратами в разных областях, мой личный бюджет требует пополнения. И как только появляется проект, который я могу провести сам и положить деньги “в карман” - появляется соблазн это сделать. Но я решил, что буду делегировать в любом случае и отдавать мероприятия ребятам, чтобы в случае, если в будущем параллельно будет 4-5 мероприятий, я понимал, что у меня есть опытные, подготовленные Модераторы. И мгновенная выгода не покроет перспектив роста и масштабирования от правильного делегирования.

- Используйте мобильные приложения для управления задачами, например: Any.do, Ticktick, Mircosoft To Do для удобного отслеживания задач, делегирования и контроля их выполнения (или более мощные CRM-системы: Битрикс-24 или АМО CRM ). Этому вопросу думаю можно посвятить отдельный обзор. Если вам интересно, напишите в комментариях))

- Помните о времени встреч и совещаний. Дисциплина в тайминге встреч и совещаний - важный фактор для правильных и доверительных коммуникаций. Ведь, когда вы как лидер, позиционируете исполнительность и дисциплину в своем поведении - команда "зеркалит" вас. Но, как только вы будете игнорировать тайминг, не брать трубку телефона, оперативно не реагировать на звонки членов команды - команда будет также вести себя по отношению к вам. Поэтому, планируйте встречи и совещания заранее, устанавливайте четкое время начала и окончания, а также определите конкретные цели для каждого мероприятия.

- Избегайте излишнего мультизадачности и применяйте методы управления временем. Работайте по технике POMODORO (для этого тоже можно поставить небольшое приложение) и по технике “Съешь лягушку утром”. Это позволит вам сосредоточиться на одной задаче за раз, чтобы избежать рассеивания внимания и повысить эффективность выполнения задач.

- Оптимизируйте рабочее место и процессы. А для начала - сделайте уборку на своем рабочем месте и сделайте его “приятных и комфортным” для работы. Также создайте удобное и функциональное рабочее пространство, где каждый сотрудник может эффективно выполнять свои задачи.

- Анализируйте и оптимизируйте процессы. Регулярно оценивайте текущие рабочие процессы и ищите способы их оптимизации и улучшения. Но не перестарайтесь здесь! Слишком жесткая оптимизация и регламентация убивают инициативу и позитив в команде. Оставляйте место для свободы сотрудникам, если конечно вы не работаете на конвейере.

Применение этих советов поможет вашей команде эффективно управлять временем и достигать поставленных целей в бизнес-процессах.

Ответьте на 10 вопросов и найдите смыслы…

При первичном обращении наших Заказчиков мы всегда спрашиваем цель мероприятия, сколько участников и сколько времени команда готова отдать процессу командообразования.

После понимания общих вводных и согласования формата тренинга мы переходим к этапу адаптации программы. В этом одними из самых эффективных являются Беседа, коуч-сессия с Заказчиком, (руководитель компании, СЕО или HR) и проведение анонимного опроса среди участников тренинга. Про опрос мы поговорим позже, а вот основными вопросами, которые мы задаем Заказчику в предтренинговой коуч-сессии хотим с вами поделиться. Пользуйтесь и делайте ваши тренинги максимально результативными и эффективными.

Структура беседы с Заказчиком

1. Какие цели и ожидания у вас от проведения тренинга?
   
2. Какие конкретные проблемы, вызовы, барьеры вы наблюдаете в работе вашей команды?
   
3. Каковы основные цели и задачи вашей компании, которые вы хотели бы достичь через улучшение работы команд?
   
4. Как вы оцениваете текущую эффективность работы команды и её влияние на общий успех компании?
   
5. Каким образом вы поддерживаете мотивацию и вовлеченность сотрудников к работе в команде?
   
6. Какими ключевыми навыками или качествами должны обладать ваша команда и её члены для успешной реализации бизнес-задач?
   
7. Какие текущие методы и инструменты используются в вашей компании для внедрения новых командных привычек и развития команд?
   
8. Каково ваше видение идеального командного уклада в компании?
   
9. Какие предыдущие обучающие программы или тренинги проводились в вашей компании по формированию команд?
   
10. Какие изменения или улучшения вы ожидаете увидеть после завершения тренинга?